Với phương châm đặt chất lượng, uy tín lên hàng đầu, Trung tâm Dịch vụ Phân tích Thí nghiệm TP.HCM (CASE) đã trở thành điểm sáng trong phong trào năng suất chất lượng của TP nhiều năm qua. Trao đổi với chúng tôi, ThS. Lê Thành Thọ - Phó giám đốc Trung tâm, đã “tiết lộ” một số kinh nghiệm trong việc áp dụng các Hệ thống quản lí chất lượng và các công cụ cải tiến năng suất tại Trung tâm.
Là một trong những Trung tâm kiểm nghiệm uy tín hàng đầu tại Việt Nam và khu vực, CASE hiện đang áp dụng những hệ thống quản lí chất lượng nào, thưa ông?
Nhận thức được tầm quan trọng của các hệ thống quản lý chất lượng trong việc khẳng định năng lực của đơn vị nên trong suốt gần 35 năm hoạt động vừa qua, Trung tâm đã không ngừng đầu tư về nhân lực cũng như cơ sở vật chất để sở hữu các hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế.
Hiện, trung tâm đang tích hợp 3 bộ tiêu chuẩn quản lí chất lượng là ISO 9001:2015, ISO/IEC 17025:2017 và ISO 14001:2015.
Trung tâm áp dụng thành công ISO 9001 vào năm 1997 và là đơn vị phân tích thí nghiệm đầu tiên của cả nước đạt tiêu chuẩn này do tổ chức AFAQ cấp giấy chứng nhận. Hiện, trung tâm đã nâng cấp lên ISO 9001 phiên bản năm 2015 - phiên bản mới nhất của bộ tiêu chuẩn này.
ThS. Lê Thành Thọ - Phó giám đốc Trung tâm dịch vụ phân tích thí nghiệm TP.HCM.
Còn bộ tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 mà tiền thân là ISO guide 25 được ban hành từ năm 1996, trung tâm áp dụng từ năm 2001 và đã nâng cấp thành công lên phiên bản năm 2017 cũng là phiên bản mới nhất hiện nay. Đây là bộ tiêu chuẩn yêu cầu chung về năng lực của phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn, là tài liệu tham khảo quốc tế cho các phòng thí nghiệm thực hiện các hoạt động hiệu chuẩn và thử nghiệm trên toàn thế giới.
Năm vừa qua, trung tâm cũng áp dụng thành công và đạt chứng nhận ISO 14001:2015 về hệ thống quản lý chất lượng môi trường.
Ba bộ tiêu chuẩn này khác nhau như thế nào, thưa ông?
Các bộ tiêu chuẩn này đều do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành để giúp các tổ chức, doanh nghiệp nâng cao chất lượng, uy tín và hiệu quả hoạt động, làm cơ sở cho phát triển bền vững. Tuy nhiên, khi đi sâu vào từng chi tiết thì có một số điểm khác.
ISO 9001 được áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào không phân biệt loại hình, quy mô hoặc sản phẩm và dịch vụ cung cấp, trong khi ISO/IEC 17025 chỉ áp dụng cho các phòng thí nghiệm hiệu chuẩn.
Sự sạch sẽ, gọn gàng có thể bắt gặp ngay từ khu vực lễ tân.
ISO/IEC 17025 đưa ra các yêu cầu về quản lý, yêu cầu về kỹ thuật mà phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn phải tuân thủ nhằm chứng minh được rằng mình có đủ năng lực về kỹ thuật, năng lực về tổ chức quản lý và hoạt động một cách hiệu quả; có thể cung cấp các kết quả thử nghiệm/hiệu chuẩn có giá trị về kỹ thuật và có độ tin cậy cao.
Còn ISO 14001 là tiêu chuẩn hệ thống quản lý môi trường hàng đầu của thế giới nên có tiêu chí về môi trường riêng như sản xuất sạch hơn, giảm sự ảnh hưởng đến môi trường, giảm sự lãng phí sử dụng năng lượng cũng như cắt giảm chi phí vận hành doanh nghiệp.
Trung tâm có 6 phòng kiểm nghiệm trên các lĩnh vực thủy, hải sản, nông
sản thực phẩm, thực phẩm chế biến, mỹ phẩm, dược phẩm, sản phẩm công
nghiệp, tài nguyên, môi trường, nguyên - vật liệu đầu vào của các quy
trình sản xuất...
Việc đạt các tiêu chuẩn này mang lại những lợi ích gì cho Trung tâm, thưa ông?
Việc thực hiện cùng lúc ba hệ thống quản lý chất lượng giúp Trung tâm đáp ứng được yêu cầu về tính chính xác, tin cậy của các kết quả phân tích theo đúng phương châm của ISO “một hệ thống quản lý tốt đảm bảo tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt”.
Khi áp dụng các bộ tiêu chuẩn này, Trung tâm đã xây dựng được các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công việc, tạo được cách làm việc khoa học, ổn định, rút ngắn thời gian, giúp công việc liên tục, trôi chảy và giảm chi phí phát sinh. Đồng thời, nâng cao năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của nhân viên.
Quan trọng nhất vẫn là tiêu chuẩn ISO/IEC 17025. Khi đạt được chuẩn này, Trung tâm đã ghi tên mình vào bản đồ các phòng thí nghiệm có uy tín trên thế giới. Nhờ đó, khách hàng tin tưởng và tìm đến với mình nhiều hơn, doanh thu từ đó cũng tăng lên đáng kể.
Hiện, CASE cũng là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng các hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001, đặc biệt là ISO/IEC 17025 cho các đơn vị và phòng kiểm nghiệm, cũng như các nhà máy trên toàn quốc, với hơn 30 khách hàng từ Cà Mau ra tới Hà Nội.
Ngoài những hệ thống quản lý chất lượng này, Trung tâm đang áp dụng công cụ cải tiến năng suất chất lượng nào, thưa ông?
Trung tâm đã áp dụng một số công cụ như 5S + 1, KPI trong nhiều năm qua và đang tiến tới Lean production (sản xuất tinh gọn). Người ta làm 5S thôi (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng - PV) nhưng Trung tâm mình tự nguyện làm 5S+1 (S thứ 6 là Safety: An toàn) như bổ sung thêm các thiết bị phòng cháy chữa cháy, thiết bị đựng hóa chất được bảo quản, sắp xếp an toàn, nghiêm chỉnh.
Việc áp dụng 5S+1 giúp nơi làm việc gọn gàng, thông thoáng, khoa học, giảm bớt các vật dụng dư thừa, giúp phòng thí nghiệm thuận lợi hơn trong việc phân tích, đỡ mất thời gian tìm kiếm cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót.
Sự ngăn nắp, sạch sẽ cũng giúp tạo được ấn tượng tốt cho khách hàng khi đến Trung tâm.
Nhờ áp dụng nhiều công cụ cải tiến năng suất nên từ hành lang đến phòng
thí nghiệm đều được sắp xếp ngăn nắp, quy củ và thông thoáng, mỗi khu
vực đều được trang bị thiết bị phòng cháy chữa cháy.
Ngoài ra, việc áp dụng các công cụ này còn giúp tiết kiệm, giảm bớt các chi phí dư thừa. Ví dụ, nếu mình cất giữ quá nhiều thứ lộn xộn, không biết mình đang có cái gì nên khi cần, tìm không ra lại phải đi mua. Chẳng hạn như hóa chất, nếu mua tràn lan, không sử dụng lại tốn phí lưu trữ, bảo quản chưa kể liên quan đến vấn đề bảo vệ môi trường. Nếu sắp xếp, sàng lọc kĩ càng sẽ đảm bảo chỉ mua đúng số lượng cần thiết và lúc cần thì sẽ tìm ra ngay.
Việc áp dụng những công cụ này vào thực tế gặp những khó khăn nào, thưa ông?
Khó khăn đầu tiên phải kể đến là ở con người. Việc thay đổi thói quen là một điều cực kì khó. Đôi khi người ta ngăn nắp đó nhưng được vài bữa không duy trì nên lại lộn xộn như cũ. Vì vậy, muốn thành công trước hết phải thay đổi nhận thức, tư duy của tất cả mọi người trong hệ thống và điều này cũng cần nhiều thời gian.
Ngoài ra, việc áp dụng các công cụ này cũng liên quan đến chi phí. Tùy theo quy mô, nếu cơ quan có quy mô lớn thì chi phí cũng rất lớn để đào tạo, thực hiện, mua sắm vật tư sắp xếp công việc, đồ đạc theo đúng quy chuẩn.
Máy sắc ký lỏng siêu hiệu năng (UPLC/LC/MS), một trong những thiết bị
hiện đại nhất hiện nay được CASE đầu tư để phân tích dư lượng kháng sinh
trong thủy hải sản, dư lượng thuốc trừ sâu trong thực phẩm…
Hơn nữa, Trung tâm hiện có 6 phòng kiểm nghiệm, do bản chất của phương pháp phân tích, nó có những cái giống nhau, cũng có những cái khác nhau, nên khi chia ra nhiều khu vực dàn trải cũng rất tốn kém.
Tuy nhiên, hiệu quả của các công cụ này cho thấy chi phí bỏ ra là một sự đầu tư xứng đáng.
Năm 2017, CASE là 1 trong 6 doanh nghiệp tại TP.HCM đạt giải thưởng Chất lượng quốc gia (giải bạc). Vì sao CASE quyết định tham gia giải thưởng này dù phải đáp ứng rất nhiều tiêu chí khắt khe?
Mục tiêu của CASE là xây dựng mô hình tổ chức khoa học và công nghệ tiên tiến. Muốn đạt mục tiêu thì phải nâng tầm thương hiệu của Trung tâm. Mình tự đánh giá mình thì chưa đủ nên cũng muốn nhân cơ hội tham gia giải thưởng Chất lượng quốc gia để mình rà soát lại những hoạt động của Trung tâm, để mình biết mình đang ở đâu, mình cần thêm những gì và hướng tới đạt được những vị trí cao hơn.
Là đơn vị đầu tiên trong lĩnh vực kiểm nghiệm tham gia giải thưởng này, Trung tâm đã gặp những khó khăn gì, thưa ông?
Tham gia giải thưởng các doanh nghiệp phải đáp ứng đủ 7 tiêu chí mà toàn những tiêu chí rất khó, từ hoạt động, doanh thu, đáp ứng pháp luật, xã hội. Có cái nọ thiếu cái kia cũng không được, phải đạt được tất cả các tiêu chí mới được xét duyệt hồ sơ.
Về lĩnh vực kiểm nghiệm, Trung tâm là đơn vị đầu tiên tham gia Giải thưởng nên hầu như không có kinh nghiệm trong làm báo cáo. Rất may là khi làm hồ sơ, các anh chị bên Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng TP.HCM đã hướng dẫn rất tận tình, giúp Trung tâm bổ sung, hoàn thiện báo cáo cũng như hỗ trợ khi đi bảo vệ trước hội đồng. Ví dụ như mình có hoạt động đó phù hợp với tiêu chí giải thưởng, nhưng mình không biết để đưa vào hồ sơ, nhờ mấy anh chị bên Chi cục 'khơi' lên mình mới biết. Khi ra hội đồng bảo vệ cũng rất khó nhưng may mắn là mình trả lời cũng trôi chảy và không ngờ là đạt được điểm cao như vậy
Trung tâm rất vinh dự là đơn vị kiểm nghiệm đầu tiên đạt giải thưởng Chất lượng quốc gia, nhờ đó uy tín của Trung tâm cũng được nâng cao và tạo thêm niềm tin cho khách hàng. Giải thưởng cũng mang lại nhiều lợi thế cho Trung tâm như được giới thiệu rộng rãi hơn, không chỉ trong nước mà ngay cả nhiều khách hàng ở nước ngoài cũng đã biết đến CASE thông qua giải thưởng này.
Mục tiêu của CASE là trở thành tổ chức khoa học và công nghệ tiên tiến, vậy Trung tâm đã có những kế hoạch gì để đạt được mục tiêu này, thưa ông?
Trung tâm sẽ vẫn duy trì 3 hệ thống quản lý chất lượng, và các công cụ cải tiến năng suất chất lượng như 5S+1, KPI, Lean production, đồng thời chuẩn bị cơ sở vật chất và con người để nâng cao năng lực và mở rộng thêm lĩnh vực kiểm nghiệm về dược và thức ăn chăn nuôi.
Theo đó, Trung tâm phấn đấu đến năm sau sẽ đạt được chứng nhận “Thực hành tốt phòng kiểm nghiệm thuốc” (GLP) trong lĩnh vực dược. Dược cũng là một thế mạnh của Trung tâm và muốn mở rộng lĩnh vực này thì phải đạt được chứng nhận này để có thêm nhiều khách hàng.
Ngoài ra, trung tâm cũng đang xin công nhận hệ thống chất lượng mới là ISO/IEC 17065:2012 (Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận sản phẩm, quá trình và dịch vụ). Trung tâm đã đào tạo được hơn 15 chuyên gia đánh giá về chứng nhận sản phẩm trong lĩnh vực thức ăn chăn nuôi. Trung tâm đã có phòng kiểm nghiệm thức ăn chăn nuôi và sắp thành lập phòng nghiên cứu về thức ăn chăn nuôi để giúp các nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi quản lí và tăng năng suất, kiểm soát chất lượng sản phẩm.
Định hướng của CASE trong những năm tới là tiếp tục củng cố và tăng cường đào tạo nguồn nhân lực, hoàn thiện, nâng cấp cơ sở vật chất phục vụ nghiên cứu và phân tích kiểm nghiệm; tiến tới nâng hạng các phòng thí nghiệm, các phương pháp thử nghiệm đạt chuẩn quốc tế nhằm đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của tiến trình hội nhập.
Là một trong những Trung tâm kiểm nghiệm có uy tín trong và ngoài nước, CASE hiện đang có hơn 3.300 khách hàng là các doanh nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức tư nhân, bệnh viện, trường học… đến từ khắp các tỉnh, thành trong cả nước, cũng như ở Campuchia, Trung Quốc, Pháp, Philippines, Mỹ, Thái Lan, Nhật Bản…
Với thế mạnh trong lĩnh vực phân tích vệ sinh an toàn thực phẩm, môi trường, thủy hải sản..., CASE được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Công thương; Bộ Y tế Việt Nam, Bộ Nông nghiệp Indonesia... chỉ định là phòng thí nghiệm kiểm tra chất lượng các sản phẩm theo yêu cầu.
Bài: N.Hương
Ảnh: Quang Niên
http://khampha.vn